В положении о договорной работе компания закрепляет общие схемы работы с договорами и порядок действий на разных этапах договорной работы. Подготовка и заключение договора – длительный процесс, который подразумевает выполнение множества задач. Чтобы персонал компании действовал эффективно и знал, что делать в той или иной ситуации, вводят положение о договорной работе. В этом локальном акте фиксируют правила и порядок работы с договорами. Например, что следует делать на этапе предварительных переговоров, в ходе заключения сделки или при контроле ее исполнения. Чтобы составить свой локальный акт, воспользуйтесь образцом положения о договорной работе на предприятии. Положение о договорной работе – положение, в котором закрепляют единые правила о том, что персонал компании должен делать:

• на этапе подготовки договора,
• при заключении соглашения,
• при необходимости внести изменения в текст,
• во время исполнения обязательств по договору,
• на стадии расторжения.

Порядок действий, который установят в положении о договорной работе компании, является обязательным для всех сотрудников. Составьте положение об организации договорной работы, чтобы:

• систематизировать такую работу,
• скоординировать действия подразделений и специалистов компании,
• распределить сферы ответственности сотрудников на разных этапах работы,
• обеспечить необходимый контроль.

• В локальном акте, как правило, закрепляют:
• какой стратегии компания придерживается в договорной работе;
• какие отделы и подразделения компании, а также должностные лица участвуют в работе, какие функции исполняют и в каком порядке взаимодействуют;
• кто отвечает за необходимые действия на том или ином этапе;
• в каком порядке доводят решения руководства до исполнителей;
• в какой последовательности и кто рассматривает документы, относящиеся к договору и т. д.

Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала. Задача положения о порядке ведения договорной работы – закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании. Это один из инструментов управления бизнес-процессом. Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ о ведении договорной работы следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации. Скачайте образец положения о договорной работе и проверьте свои локальные акты. Когда создают положение о договорной работе, положение разрабатывают с учетом специфики деятельности компании. Тем не менее, можно выделить общие моменты, которые чаще всего отражают в этом локальном акте:

1. Как вести преддоговорную работу. Здесь указывают, кто занимается поиском контрагентов, какие документы нужно проверить перед сделкой и как проверяют будущего контрагента. Также отмечают, в каком порядке контрагенту передают аналогичную информацию о компании.
2. Как учитывать входящую и исходящую документацию в процессе работы с договором.
3. Как заключают договор, а также по какому алгоритму согласуют текст основного документа и дополнительных (протоколов разногласий, дополнительных соглашений и т. д.).
4. В каком порядке заявляют о разногласиях и оформляют, что нужно сделать для урегулирования разногласий.
5. Как внести изменения в договор или расторгнуть его.
6. Как контролировать исполнение договора и соблюдение условий соглашения.
7. Как работать с документами, которые подтверждают исполнение обязательств.
8. Какие требования компания предъявляет к регистрации, учету и хранению договора и других документов, которые имеют отношение к сделке.
9. Как вести претензионно-исковую работу.

После того, как положение о договорной работе подготовят, локальный акт нужно принять и ввести. Издают приказ об утверждении положения по договорной работе. Это делает единоличный исполнительный орган или иной орган управления, если у него есть такие полномочия.