Что делать, чтобы директор не был ответственен за те нарушения, в которых виноваты его подчиненные? Давайте разберемся в этом вопросе вместе с юристами компании "Правовой эксперт".
Выберите полномочия, которые надо передать
Есть три основные группы полномочий, которые надо передать от генерального директора другим работникам.
Во-первых, назначьте ответственных лиц во всех случаях, когда такое требование есть в нормативно-правовых актах. Иначе отвечать за нарушения будет руководитель.
Например, Росстат оштрафовал директора компании, который не представил в срок статистические сведения. Директор оспорил решение в суде, указав, что не является субъектом правонарушения. Суды отказали заявителю. В компании не было приказа о том, что обязанность отправлять отчеты по статистическим формам возложена на других лиц. Следовательно, ответственность несет генеральный директор.
Почти в каждой компании следует определить ответственных лиц за обработку персональных данных, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, пожарную безопасность, а также обращение с отходами.
Во-вторых, передайте полномочия в сферах, где за нарушение закона в качестве административного наказания есть дисквалификация. Например, нарушение трудового законодательства лицом, которое уже было наказано за аналогичное нарушение, недобросовестная конкуренция с введением в оборот товара с чужим товарным знаком.
В-третьих, оформите передачу полномочий, которые фактически выполняют руководители подразделений и другие сотрудники. Чтобы установить, какие это полномочия, — проанализируйте реестр доверенностей и управленческую структуру компании.
Если необходимо, можно оформить передачу и других полномочий. Перед оформлением сверьте полномочия с описанием составов правонарушений в КоАП.
Оформите приказы, инструкции и регламенты
Чтобы оформить передачу полномочий, подготовьте приказы, внесите изменения в должностные инструкции и регламенты. Ознакомьте сотрудников с ними под подпись.
Приказы.
В приказах укажите, какой сотрудник назначается ответственным за соответствующий участок. Например, за соблюдение законодательства о рекламе и требований к рекламным материалам. Одновременно предоставьте сотруднику полномочия, которые нужны для исполнения приказа. В суде приказ поможет обосновать, что руководителя нельзя привлечь к ответственности.
Например, руководитель организации принял приказ, которым возложил на сотрудника обязанности обеспечивать противопожарный режим на территории, в зданиях, сооружениях и административных помещениях отдела. Инспектор МЧС провел проверку, нашел нарушения и привлек этого сотрудника к ответственности по статье 20.4 КоАП РФ. Сотрудник обжаловал решение в суде. Он указывал, что не является должностным лицом. Поэтому нести ответственность должен руководитель организации. Суд не согласился и отказался отменить решение инспектора. Довод заявителя основан на неверном толковании статьи 38 Закона о пожарной безопасности.
Должностные инструкции.
После издания приказа пропишите обязанности работника в должностной инструкции. Укажите, что он обязан знать законодательство, которое регулирует его работу, и контролировать его выполнение.
Пример формулировки
1. Директор по маркетингу должен знать: положения действующего законодательства о рекламе, в том числе требования, регламентирующие содержание и распространение рекламных материалов, а также сроки хранения рекламных материалов, установленные законодательством.
2. Директор по маркетингу обязан соблюдать и обеспечить соблюдение подконтрольными ему сотрудниками положений действующего законодательства о рекламе. При планировании стимулирующих мероприятий и рекламных кампаний, а также при наличии сомнений в соответствии рекламных материалов требованиям законодательства о рекламе директор по маркетингу должен подтвердить в юридическом отделе соответствие рекламных материалов требованиям действующего законодательства.
3. Директор по маркетингу обязан организовать и контролировать процесс хранения рекламных материалов.
Так, С. работала заведующей организационно-методического отдела учреждения. По должностной инструкции она была обязана вести кадровую документацию и контролировать соблюдение миграционного законодательства. Госорган провел проверку и выяснил, что С. приняла на работу гражданина Украины, но не уведомила об этом УФМС. По заявлению органа суд привлек С. к административной ответственности. Суд указал, что С. как заведующая отделом выполняла организационно-распорядительные функции. Она нарушила закон, так как ненадлежащим образом исполнила служебные обязанности.
Внутренние регламенты.
Внесите соответствующие изменения в регламенты компании, по которым работают сотрудники. Например, в положение об отделе кадров или об организации работы по обеспечению пожарной безопасности.
Если госорган в ходе проверки найдет нарушения, которые не планируете оспаривать, представьте указанные документы с пояснениями. В пояснениях укажите, что ответственность несет не генеральный директор, а другое лицо — сотрудник, на которого возложены соответствующие полномочия.
Отслеживайте кадровые перестановки в компании. Если на ответственную должность назначили нового работника, ознакомьте его с приказом, должностной инструкцией и регламентом.
