Как защитить корпоративные секреты?

Давайте разберемся вместе с компанией "Правовой эксперт", как победить воровство информации сотрудниками. Наши юристы предлагают несколько полезных советов, которые защитят данные компании и ее клиентов.

Введите режим коммерческой тайны

Такой режим ограничит доступ сотрудников к документам. А если работник нарушит режим и разгласит тайну, его гораздо проще привлечь к ответственности, в том числе уголовной. Сотрудники это понимают и реже действуют во вред компании.

Что и как оформить? 

Чтобы установить режим коммерческой тайны, выполните пять шагов. Если не будет хотя бы одного, скорее всего суды посчитают, что режим коммерческой тайны не установлен, и наказать работника вы не сможете.

1. Со всеми документами знакомьте работников, после ознакомления необходимо, чтобы сотрудники поставили свою подпись.
2. Приготовьте список информации, которая относиться к коммерческой тайне. Этот перечень можно прописать в положении о коммерческой тайне, либо прямо в трудовом договоре. К коммерческой тайне можно отнести любую информацию, за исключением указанной в законе. Например, клиентские базы, ценовую политику, чертежи продукции, сведения о поставщиках. Чем шире перечень, тем проще доказать, что сотрудник что-то разгласил.
3.  Пропишите в локальном акте ограничения при работе с коммерческой тайной. Запретите использовать такую информацию для личных целей. Определите, как следует использовать, хранить и маркировать документы и другие носители с информацией, которая составляет коммерческую тайну.
4.  Установите, что любые документы с коммерческой тайной следует хранить в сейфах или шкафах, тумбочках, которые закрываются на ключ. Компания обязана обеспечить работников такой мебелью. Ценные файлы можно защитить паролем, а доступ к ним — ограничить.
5. Можно указать, что с коммерческой тайной разрешается работать только со служебного компьютера.

Сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности или уволить, если работник нарушил режим коммерческой тайны. На работника можно даже завести уголовное дело. Чаще всего работников привлекают к уголовной ответственности, если они сообщили данные о клиентах компании третьим лицам за вознаграждение.

Контролируйте доступ сотрудника в интернет

Интернет — это один из основных каналов утечки информации. Пропишите в локальных нормативных актах запрет использовать служебный доступ в интернет в личных целях, чтобы снизить риск утечки информации. Организация может ввести систему фильтрации веб-трафика. С помощью этой системы можно заблокировать доступ работников к определенным сайтам, например социальным сетям, видеохостингам, контролировать время работы в интернете, просматривать историю браузера любого сотрудника. Задача юриста — подготовить приказ о введении такой системы. С приказом ознакомьте работников под подпись.

Проверяйте электронную почту сотрудников

Укажите в локальных нормативных актах, что работодатель вправе проверять почту работников. Необходимо прописать запрет на использование корпоративной почты в личных целях. Тогда сотрудник не сможет сослаться, что компания нарушила тайну переписки и вмешалась в его частную жизнь. Кроме того, компания вправе читать письма сотрудника, если он отправил какую-то информацию через личную почту, но с рабочего компьютера, и система это автоматически зафиксировала. Суды считают такие действия законными.

Чтобы подтвердить отправку документов, можно заверить у нотариуса снимки экрана или составить акт осмотра электронной почты работника. Если будете проводить осмотр, рекомендуется привлечь двух-трех специалистов, включая кадровика и специалиста ИТ, их можно использовать как свидетелей.

Установите видеокамеры

Если установить видеокамеры, это поможет снизить риск уничтожения, кражи документов или имущества. Видеокамеры помогут удержать сотрудников от противоправных действий.

Разработайте локальный нормативный акт, например положение о системе видеонаблюдения. В нем укажите цели наблюдения, сроки и порядок хранения данных, круг лиц, у которых будет доступ к видеозаписям. Пропишите в положении, что в помещениях с видеокамерами нужны предупредительные знаки. Например, наклейки на стенах с надписью «Ведется видеонаблюдение».

Ограничьте доступ к корпоративным системам

Если поймали сотрудника на нарушении и собираетесь уволить, ограничьте его доступ к корпоративным системам. Когда сотрудник знает об увольнении, гораздо выше риск, что он захочет навредить компании. В суде удастся взыскать с работника только прямой ущерб, но не упущенную выгоду. Фактически это значит, что компания не получит никакой компенсации, если работник, к примеру, удалит или скопирует важные файлы. Поэтому нужно создать условия, при которых сотрудник просто не сможет навредить. Не прописывайте в трудовых договорах точное оборудование и системы, к которым работник должен иметь доступ для выполнения обязанностей. Иначе ограничить доступ к ним будет сложнее. Работник сможет сослаться на то, что работодатель незаконно не допускает его к работе в соответствии с трудовым договором. Установите в трудовом договоре, что работник при увольнении в определенный срок обязан передать работодателю все его имущество и служебную информацию. В том числе пароли доступа к корпоративным ресурсам. Срок должен быть достаточным, чтобы проверить достоверность паролей. Укажите в локальных актах, что права доступа сотрудника к системам можно менять. Это позволит технически ограничить копирование и удаление файлов с учетной записи работника. Включите во внутренние документы ограничения на использование флеш-карт и других внешних носителей. Обеспечьте соблюдение этих ограничений технически. Также полезно прописать, что ИТ-специалисты обязаны регулярно создавать резервные копии электронной переписки и баз данных.