Когда общество с ограниченной ответственностью проводит собрание, ход и итоги встречи фиксируют в протоколе. Читайте в статье о правилах оформления и образцах протоколов общего собрания. Многие решения по управлению ООО принимают в ходе общего собрания. Некоторые вопросы согласно закону об ООО напрямую относятся к компетенции собрания: например, о внесении изменений в устав. На общем собрании назначают генерального директора, принимают решение об изменении уставного капитала, о преобразовании компании и т. д. Собрание может быть очередным или внеочередным, очным или заочным. Но независимо от его вида и характера потребуется протокол общего собрания. В протоколе отражают решение общества. Рассмотрим принципы оформления документа, а также некоторые образцы протоколов общего собрания. Закон предъявляет особые требования к оформлению решений собраний (п. 4 и п. 5 ст. 181.2 ГК РФ). Задача корпоративных юристов – обеспечить, чтобы собрание могло подтвердить действительность своего решения. В протоколе общего собрания участников отражают ход встречи и ее результат. В зависимости от типа собрания – в очной или заочной форме – отличается оформление протокола общего собрания участников ООО. Протокол собрания участников при очной форме встречи отличается от протокола при заочной Если встречу собственников бизнеса проводят в очной форме, протокол общего собрания ООО должен содержать:

• Дату и время проведения собрания.
• Место проведения.
• Данные об участниках встречи.
• Итоги голосования по всем вопросам повестки.
• Данные о тех, кто проводил подсчет голосов.

Данные о тех, кто голосовал против того или иного решения и потребовал включить запись об этом в протокол собрания ООО. Если встречу проводили в заочной форме, в протокол собрания участников нужно внести:

• Дату, до которой приняли документы со сведениями о голосовании.
• Данные о голосовавших. Итоги голосования по всем вопросам повестки.
• Данные о тех, кто подсчитывал голоса.
• Данные о тех, кто подписал протокол.

Также в протоколе общего собрания отражают:

• Полное название и адрес ООО.
• Вид и форму собрания.
• Повестку дня.
• Время начала и окончания регистрации участников.
• Время открытия и закрытия заседания.
• Основные положения выступлений и имена выступавших по всем вопросам повестки.
• Количество голосов у тех, кто вправе участвовать в собрании.
• Количество голосов у участников голосования по каждому вопросу повестки.
• Отметку о наличии кворума по поводу каждого из вопросов повестки.
• Количество голосов «за», «против» и «воздержался» по вопросам, для которых имелся кворум.
• Формулировки итоговых решений. Данные о председателе собрания и секретаре.
• Дату составления протокола общего собрания участников.

Закон об ООО или ГК РФ не требуют отмечать такие данные в протоколах, но это позволяет дать наиболее полное представление о ходе встречи. Такие требования предъявляют к протоколам встреч АО (ст. 63 закона об АО, пп 4.28–4.36 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров). Протоколы собраний ООО можно составлять по той же схеме. Порядок ведения протокола общего собрания участников ООО закрепили в п. 6  ст. 37 закона об ООО. Исполнительный орган ООО организует оформление и ведение документа. После того, как встреча закончится, документ подшивают в книгу протоколов собрания ООО. В десятидневный срок с даты составления протокола его копии направляют всем участникам ООО. Протоколы следует хранить по правилам ст. 50 закона об ООО. Согласно закону протокол общего собрания участников ООО должны подписать председатель и секретарь (п. 3 ст. 181. 2 ГК РФ). Но есть риск, что кто-либо из участников собрания впоследствии откажется признавать решение, заявит, что голосовал против или не участвовал во встрече. Чтобы этого избежать, попросите всех голосовавших участников расписаться в протоколе общего собрания ООО. Если при оформлении протокола общего собрания участников ООО допустить ошибки, это создает риск оспаривания решения (подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ, п. 1, 6 ст. 43 закона об ООО). В этом случае обществу придется отстаивать свою позицию. Поэтому при подготовке документа лучше использовать проверенные образцы протоколов общего собрания. Это снизить риск ошибки в оформлении.